Financial Planning (Budgeting)

Maxibu

Ringkasan Eksekutif

Anggaran merupakan suatu rencana yang disusun secara sistematis dalam bentuk angka dan dinyatakan secara formal yang diukur dalam unit moneter yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan untuk jangka waktu (periode) tertentu di masa yang akan datang.

Penganggaran merupakan komitmen manajemen yang terkait dengan harapan manajemen tentang pendapatan, biaya dan beragam transaksi keuangan dalam jangka waktu tertentu di masa yang akan datang.

GAMBARAN UMUM Budget Planning

Suatu anggaran dapat dikatakan baik jika memiliki beberapa karakter berikut ini:

  1. Anggaran disusun berdasarkan program.

Penentuan program kerja atau aktivitas pada saat penyusunan budget selalu berpedoman kepada visi, misi serta strategic objective perusahaan. Untuk beberapa perusahaan strategic objective ini dikelompokkan menjadi beberapa perspective dan biasanya menerapkan konsep Balance Score Card.

  1. Anggaran disusun berdasarkan karakteristik pusat pertanggungjawaban (PPJ) yang biasanya menyesuaikan dengan bentuk organisasi perusahaan.

Tiap tipe pertanggungjawaban yang dibentuk dalam organisasi memiliki karakteristik yang berbeda satu sama lain, penyusunan anggaran yang tidak didasarkan pada karakteristik pengendalian masing-masing tipe pertanggungjawaban akan menghasilkan tolak ukur kinerja yang tidak sesuai dengan karakteristik kegiatan pusat pertanggungjawaban yang diukur kinerjanya.

  1. Anggaran berfungsi sebagai alat perencanaan dan alat pengendalian.

Agar proses penyusunan anggaran dapat menghasilkan anggaran yang dapat berfungsi sebagai alat pengendalian, proses penyusunan anggaran harus mampu menanamkan “sense of commitment” dalam diri penyusunannya. Proses penyusunan anggaran yang tidak berhasil menanamkan “sense of commitment” dalam diri penyusunannya berakibat anggaran yang disusun tidak lebih hanya sebagai alat perencanaan belaka.

Apa tujuan budget planning

Berikut ini adalah tujuan penyusunan anggaran secara umum:

  1. Untuk menyatakan sasaran perusahaan secara jelas dan formal, sehingga bisa memberikan arah terhadap apa yang hendak dicapai manajemen.
  2. Untuk memastikan semua pihak menyediakan rencana rinci terutama aktivitas individu dan kelompok dalam upaya mencapai sasaran perusahaan.
  3. Untuk mengkomunikasikan harapan manajemen (dalam bentuk angka) kepada pihak terkait sehingga dapat dimengerti, didukung, dan dilaksanakan.
  4. Untuk menyediakan alat ukur dan mengendalikan kinerja individu dan kelompok, serta menyediakan informasi yang mendasari perlu-tidaknya tindakan koreksi.
Perspective Objective Initiative Activity KPI
Financial
Customer[1] Memelihara & Meningkatkan Kepuasan Pelanggan ü Menyediakan WiFiü Menyediakan tempat bermain anak ü Bisnet, Speedyü Pembelian Kid indoor Playground ü Peningkatan kepuasan Pelangganü Pencapaian target pengunjung
Learning & Growth
Internal Process

 

Memahami Solusi Budgeting

Setiap perusahaan memiliki siklus penyusunan anggaran yang berbeda-beda. Berikut ini hanya contoh tahapan penyusunan anggaran.

Proses penyusunan anggaran tahun berikutnya dimulai pada periode anggaran berjalan. Misalkan penyusunan anggaran 2018 dilakukan pada bulan September 2017, maka aktual biaya sampai dengan Agustus 2017 akan diambil sebagai dasar untuk membuat proyeksi biaya sampai dengan akhir tahun.

Data bisa diambil dari satu software ERP (enterprise resource planning) atau dari beberapa ERP dan kombinasi dari excel.

Cepat atau lamanya proses penyusunan budget dimulai dari data entri sampai dengan persetujuan direksi dan komisaris atau bahkan sampai ke jenjang kementrian jika berupa Badan Usaha Milik Negara (BUMN) sangat tergantung dari seberapa panjang jalur muali dari memasukkan data budget di level penanggungjawab sampai dengan persetujuan final. Tetapi secara umum prosesnya sama dimulai dari manajemen menyatakan proses penyusunan budget dimulai dengan memberikan beberapa asumsi dasar dan target yang menjadi referensi oleh semua pihak terkait.

Proses entri dimulai dari level bawah dan bisa tersebar di lokasi berbeda, bisa berbeda kota, provinsi dan bahkan berbeda negara. Di setiap level dibutuhkan persetujuan sebelum naik ke level yang lebih tinggi. Proses ini bisa bertingkat  mulai departemen sampai dengan direksi dan dari anak perusahaan sampai dengan perusahaan induk.

Berdasarkan beberapa fakta di bawah ini dapat dilihat bahwa proses penyusunan budget ini dapat menjadi suatu proses yang komplek:

  • Melibatkan banyak orang
  • Mengelola data yang cukup besar
  • Seringnya terjadi perubahan asumsi dan target disaat proses penyusunan budget

Kebanyakan di Indonesia saat ini perusahaan menggunakan beberapa pilihan aplikasi dalam menyusun budget:

  • Spreadsheets
  • ERP systems
  • Packaged applications

Spreadsheet

Penggunaan excel sangat popular di Indonesia karena penggunaannya cukup luas di perusahaan. Hanya saja untuk skala tertentu perusahaan akan kewalahan jika masih menggunakan excel sebagai alat bantu dalam menyusun budget karena akan mengalami beberapa kesulitan, antara lain[2]:

  • Kesulitan dalam menjaga konsistensi excel template yang sudah disebar ke penanggungjawab budget
  • Tidak ada validasi data
  • Tidak memiliki audit trail
  • Data tersebar pada masing-masing komputer
  • Jika terjadi perubahan budget, memerlukan waktu yang panjang jika harus memulai penyusunan dari level penanggungjawab budget

ERP

Fungsi budget yang ada di dalam ERP biasanya hanya menyimpan budget final, bukan proses penyusunan budget dari awal. Beberapa ERP menyatakan bahwa mereka memiliki aplikasi budgeting, tetapi sesungguhnya itu adalah aplikasi terpisah dan kebanyakan aplikasi dari hasil akuisisi perusahaan lain.

Jadi aplikasi budgeting yang di klaim oleh perusahaan ERP termasuk dalam kategori ke tiga yaitu aplikasi Paket bukan ERP

APLIKASI PAKET BUDGETING

Ada beberapa pemain besar dunia untuk aplikasi budgeting ini dan biasanya mereka menyatakan sebagai Enterprise Performance Management. Beberapa aplikasi sudah ada lebih dari 20 tahun sehingga secara teknologi sudah tertinggal meski secara customer base cukup besar.

Aplikasi paket budgeting yang beredar saat ini membutuhkan kompetensi yang cukup tinggi dari sisi pengguna. Jika kompetensi pengguna dari suatu perusahaan yg mengimplementasikan hanya rata rata saja, pada akhirnya akan sangat tergantung dengan vendor pemiliki produk.

Bagi perusahaan dengan turn over yang cukup tinggi perlu berhati hati memilih aplikasi terutama yang memerlukan kompetensi yang tinggi dalam melakukan konfigurasi aplikasi sebelum bisa dipergunakan. Karena pada saat terjadi perubahan struktur chart of account atau struktur organisasi dapat dipastikan akan sangat tergantung dengan konsultan yang berarti biaya tambahan.

Beranjak dari kondisi ini sekelompok anak-anak muda Indonesia dengan semangat tinggi membangun suatu aplikasi budgeting yang diposisikan untuk menggantikan aplikasi dari luar yang tidak hanya sulit dalam mengimplementasikannya tetapi juga sangat mahal. Sudah saatnya perusahaan Indonesia untuk menggunakan aplikasi budgeting  (MAXIBU) hasil karya anak bangsa.

[1] Asumsi Family Resto

[2] Tingkat kesulitan berbeda beda setiap perusahaan, tergantung seberapa kuat penguasaan excel di dalam perusahaan tersebut.

 

Product information

Contact Us

Contact us now to discuss your requirements by email admin@adiraja-integrasi.com or phone:

(+62) 21 4788 2785

(+62) 21 4788 2785 (Facsimile)