Pada tulisan kali ini saya akan membahas mengenai proyek implementasi “Coal Supply Chain Management System/CSCMS” di sebuah perusahaan batubara milik negara, yaitu PT. Bukit Asam. Sekedar informasi, di tahun 2019 lalu, PTBA meraih penghargaan sebagai BUMN terbaik dengan laba bersih sebesar Rp. 5 triliun pada tahun 2018.
Secara konteks, CSCMS adalah rantai pasokan batubara dimulai dari produksi penambangan serta pembelian batubara blending, logistik tambang ke kereta, dan penjualan/pengapalan di pelabuhan, serta pemasaran.
Obyektif utama dari implementasi CSCMS ini adalah optimalisasi keseluruhan proses bisnis rantai pasokan dari tambang sampai ke pelabuhan, yang pada tingkatan manajemen dapat mengantisipasi serta meminimalisir risiko-risiko operasional seperti demurrage, over supply, kualitas produk yang tidak sesuai, dan sebagainya.
Penerapan Sistem & Teknologi
Implementasi menggunakan sejumlah teknologi dan sistem sebagai solusi CSCMS antara lain:
- Aplikasi MineMarket (sekarang Datamine MineMarket). Aplikasi ini merupakan aplikasi backbone dari keseluruhan proses supply chain dengan kemampuannya untuk modelling rantai pasokan (pit, stockpile, train station, crusher, dsbnya), men-trace movement dan hasil kalkulasi otomatis tonase dan kualitas produk, meng-handle stok inventori, transportasi (truk, kereta, tongkang, & kapal), sampai ke kontrak-kontrak pembelian maupun penjualan. Teknologi = Packaged solution, Oracle DB
- Middleware integrasi terdiri dari berbagai aplikasi yang meng-interfacekan data dari berbagai device seperti Truck Scale, Belt Conveyor Scale, SCADA, serta RFID system. Teknologi = PHP, RS232, RFID
- Supply Chain Optimizer yang fungsinya untuk mendapatkan data planning dan actual baik dari tonase, kualitas, serta cost untuk melakukan perhitungan simulasi produksi ke penjualan. Hasil simulasi kemudian memberikan opsi-opsi terhadap berbagai skenario operasional beserta cost-nya. Teknologi = .Net & My SQL
- Executive Information System/EIS. Merupakan solusi analytical dashboard eksekutif manajemen untuk monitoring dan decision making secara operasional. Rancangannya dari mulai proses ekstraksi pengolahan data (Extract Transform Load/ETL) sampai datawarehousing untuk data rangkuman, dan outputnya berupa dashboard. Teknologi = Oracle Datawarehouse, Tableau
Fase Proyek & Strategi Implementasi
Mengingat ruang lingkup pekerjaan yang cukup besar dengan keterlibatan berbagai unit/divisi, ada beberapa strategi implementasi yang dilakukan sbb:
- 5 Fase/Tahap Implementasi: 1) Mine to TLS; 2) TLS to Port; 3) Sales & Marketing; 4) Optimization; 5) EIS
- Change Management Initiative
- Dedicated Project Counterpart Team
Dengan latar belakang dan gambaran proyek di atas, saya membuat sejumlah poin pembelajaran yang dapat menjadi bekal untuk tantangan di tempat lain & yang akan datang:
Kesimpulan
- Perubahan tata cara kerja tentunya diiringi dengan proses bisnis yang menjadi lebih efisien. Perubahan yang terjadi sebaiknya didukung dengan penerapan SOP berbasis sistem. Standarisasi akan menghilangkan duplikasi pekerjaan yang tidak perlu antar unit, mencegah ketergantungan alur informasi/data terhadap individu, dsbnya.
- Single source validated data. Dimana sebelum adanya sistem, data antar unit seringkali berbeda, yang diakibatkan oleh banyak hal teknis (perbedaan definisi, cut-off periode, alat ukur, dsbnya) tanpa validasi maupun log audit trail terhadap data.
- Memiliki IT Policy yang firm untuk jangka panjang. Sangat penting untuk perusahaan menentukan IT Policy terkait blueprint/roadmap, anggaran, preferensi teknologi, sehingga solusi jangka pendek dan jangka panjang tetap dalam satu rangkain program yang efisien.
- Integration Tool yang tepat. Dengan beragam sistem yang ada, proses integrasi/interface akan menjadi vital sekaligus tantangan tersendiri dalam mendukung solusi yang akan diimplementasikan atau sebaliknya menjadi bottleneck yang seringkali disebabkan karena tidak tersedianya protokol data interface, aplikasi belum berbasis SOA, dsbnya. Sehingga ketergantungan 100% terhadap berbagai vendor sistem mutlak tidak dapat dihindari.
- Gap antara Subject Matter Expert & System Administrator/IT Specialist. SME biasanya adalah kepala/supervisor divisi/unit yang menguasai proses bisnis, sedangkan System Administor/IT Specialist adalah orang yang mengerti administrasi sistem secara fitur dan idealnya proses bisnis sekaligus.
- Gap ekspektasi antar unit maupun Stakeholders dan Teknis Operasional/Lapangan. Contoh yang terjadi misalnya divisi pemetaan/perencanaan membutuhkan pengelolaan data sumber/titik penambangan sampai ke level yang lebih detail (cth = seam & block), sementara divisi penambangan hanya membutuhkan data high-level yaitu pit, sama halnya dengan kebutuhan stakeholders.
- Finance based system. Aspek Finance adalah aspek yang paling penting dan memiliki driving force kuat bagi manajemen. Dengan adanya projek CSCMS ini, merupakan momentum yang tepat untuk merumuskan berbagai biaya dari HPP, nilai inventori, serta penjualan dari setiap titik rantai pasokan. Dengan operasional PTBA yang terdiri dari berbagai kontraktor/swakelola, alat berat, sistem, yang beraneka ragam, merupakan tantangan sendiri untuk memvalidasi data high-level atau bulanan (sampai ke data harian). Untuk itu dengan adanya sistem, kia bisa membangun kontrol daily produksi batubara maupun overburden secara sistematis. Sehingga mengurangi risiko dispute terhadap tagihan pihak ketiga, dsbnya.
